Manual Operasional

Panduan Pengelolaan Website

Panduan ini menjelaskan alur lengkap dari login sampai input data, menerbitkan konten, mengelola Data Master, mencatat absensi, dan mengganti tahun ajaran.

Mulai dari Login Lihat Checklist

Mulai

Pilih portal sesuai kebutuhan

CMS Madrasah

Mengelola berita, pengumuman, galeri, prestasi, ekstrakurikuler, sambutan, guru, struktur, dan user CMS.

Buka CMS Madrasah

Data Master

Mengelola data akademik: siswa, guru, kelas, mapel, tahun ajaran, penugasan, dan dashboard ringkasan.

Buka Data Master

Absensi

Mencatat kehadiran siswa dan guru harian, lalu melihat rekap absensi.

Buka Absensi

Login

Cara masuk ke sistem

  1. 1

    Buka portal yang diperlukan

    CMS: /cms, Data Master: /master-data, Absensi: /absensi. Halaman panduan ini tetap bisa dibuka tanpa login.

  2. 2

    Masukkan email dan password

    Gunakan akun yang diberikan admin. Pastikan tidak ada spasi tambahan di awal atau akhir email.

  3. 3

    Klik tombol masuk

    Jika berhasil, Anda akan diarahkan ke dashboard portal sesuai hak akses akun.

  4. 4

    Jika muncul akses ditolak

    Berarti akun Anda tidak punya izin untuk halaman tersebut. Hubungi admin agar role akun diperiksa.

  5. 5

    Jika lupa password

    Minta admin untuk mengganti password dari halaman pengelolaan user yang sesuai.

Hak Akses

7 Role dan akses portal

⬛ Super Admin

Full akses semua portal (Data Master, CMS, Absensi)

🔵 Admin

Kelola Data Master, CMS, Absensi, dan User Management

🟣 Viewer

Lihat Data Master dan Absensi (read-only, tidak bisa input/edit/hapus)

🟢 Wali Kelas

Input absensi siswa kelasnya saja

🟢 Guru Piket

Input absensi siswa dan guru

🟠 Publisher

Review dan publish berita di CMS

🟠 Kontributor

Buat dan edit draft berita, tidak bisa publish

Akses ke Portal

Role Data Master CMS Absensi
Super Admin ✅ ✅ ✅
Admin ✅ ✅ ✅
Viewer ✅ ❌ ✅
Wali Kelas ❌ ❌ ✅
Guru Piket ❌ ❌ ✅
Publisher ❌ ✅ ❌
Kontributor ❌ ✅ ❌

CMS

Alur lengkap mengelola konten madrasah

5 Step Umum Mengelola Konten

    1️⃣ Login

    Masuk CMS dengan akun Anda

    2️⃣ Pilih Menu

    Pilih jenis konten yang mau dikelola

    3️⃣ Tambah/Edit

    Isi form dengan data lengkap

    4️⃣ Upload Media

    Tambah gambar atau file jika diperlukan

    5️⃣ Simpan & Publish

    Simpan lalu publikasikan ke website

💡 Role & Izin CMS

  • 🔵 Admin: Bisa buat, edit, publish, dan hapus semua konten. Akses penuh User CMS.
  • 🟠 Kontributor: Bisa buat & edit berita sendiri, harus approval admin untuk publish. Tidak punya akses konten lainnya.

Berita

Flow berita dari draft sampai terbit di website

  1. 1

    Buka CMS lalu pilih Berita

    Daftar berita menampilkan status Draft, Review, Terbit, dan Arsip.

  2. 2

    Klik Tambah Berita

    Isi judul yang jelas, pilih kategori, dan isi ringkasan singkat.

  3. 3

    Isi konten berita

    Tulis isi berita dengan paragraf rapi. Tambahkan gambar utama jika tersedia.

  4. 4

    Simpan Draft

    Gunakan Draft jika berita belum selesai atau masih perlu dilengkapi.

  5. 5

    Ajukan Review

    Gunakan Ajukan Review jika berita sudah siap diperiksa editor atau admin.

  6. 6

    Terbitkan

    Editor atau admin mengecek isi, foto, kategori, dan tanggal. Setelah sesuai, ubah status menjadi Terbit.

  7. 7

    Edit atau arsipkan

    Berita yang sudah terbit masih bisa diperbaiki. Gunakan Arsip jika berita tidak ingin tampil lagi.

📌 Status Berita

📝 Draft

Berita sedang ditulis, belum siap review

👀 Review

Menunggu approval editor/admin untuk publish

📢 Terbit

Sudah live di website publik

📦 Arsip

Berita tidak tampil lagi tapi data tetap aman

Konten Publik

Flow detail untuk setiap jenis konten

Berikut adalah panduan lengkap input setiap konten di CMS. Klik untuk lihat langkah-langkahnya.

Pengumuman +
  1. 1 Buka CMS > Pengumuman.
  2. 2 Klik Tambah Pengumuman.
  3. 3 Isi judul, isi singkat, tanggal tayang, prioritas, lokasi, kontak, atau tautan jika ada.
  4. 4 Pastikan status aktif agar muncul di website publik.
  5. 5 Simpan dan cek tampilan di halaman pengumuman atau beranda.
Galeri +
  1. 1 Buka CMS > Galeri.
  2. 2 Klik Tambah Album.
  3. 3 Isi nama album, kategori, tanggal kegiatan, dan deskripsi.
  4. 4 Upload foto atau media kegiatan.
  5. 5 Tandai media sebagai Sorotan jika ingin tampil lebih menonjol.
  6. 6 Simpan, lalu cek halaman Galeri publik.
Prestasi +
  1. 1 Buka CMS > Prestasi.
  2. 2 Isi judul prestasi, tahun, kategori, tingkat, deskripsi, dan foto cover.
  3. 3 Aktifkan status tampil.
  4. 4 Simpan. Prestasi aktif tampil di beranda dan halaman kesiswaan.
  5. 5 Pengunjung bisa klik card prestasi untuk melihat detail modal.
Ekstrakurikuler +
  1. 1 Buka CMS > Ekstrakurikuler.
  2. 2 Isi nama ekskul, slug, deskripsi, jadwal, pembina, kegiatan utama, dan galeri foto.
  3. 3 Aktifkan Tampilkan agar muncul di website publik.
  4. 4 Simpan dan cek halaman Kesiswaan.
Guru & Struktur +
  1. 1 Buka CMS > Guru & Struktur.
  2. 2 Isi nama, NIP jika ada, jabatan, mapel atau bidang, pendidikan, bio, dan foto.
  3. 3 Kategori publik akan mengikuti jabatan, misalnya Pengurus, Guru, atau Staf.
  4. 4 Simpan. Data tampil di halaman Profil dan Tenaga Pendidik.
Sambutan Kepala Madrasah +
  1. 1 Buka CMS > Sambutan.
  2. 2 Isi nama, jabatan, kutipan, isi sambutan, penutup, foto, dan status.
  3. 3 Simpan lalu cek bagian sambutan di website publik.
User CMS +
  1. 1 Hanya Admin CMS yang mengelola user CMS.
  2. 2 Buka CMS > Users.
  3. 3 Tambah akun admin, editor, atau kontributor.
  4. 4 User akademik dan super admin tidak dikelola dari halaman CMS ini.

⚠️ Tips Input Konten

  • ✅ Gunakan judul yang jelas dan deskriptif agar mudah dicari
  • ✅ Upload gambar optimal: max 2MB, format JPG/PNG/WebP. Ukuran rekomendasi 1200x800px
  • ✅ Isi deskripsi dengan detail agar pengunjung memahami informasi
  • ✅ Aktifkan status "Tampilkan" atau "Terbit" agar konten muncul di website publik
  • ✅ Cek tampilan di halaman publik website setelah save

Data Master

Setup & manajemen data akademik madrasah

Data Master adalah fondasi sistem. Semua data di CMS dan Absensi mengacu ke Master Data. Setup yang tepat memastikan sistem berjalan lancar.

📅 Tahun Ajaran

Buat tahun ajaran, pilih tahun yang sedang berjalan sebagai aktif, lalu gunakan sebagai acuan kelas, siswa, penugasan, dan absensi.

👨‍🏫 Data Guru

Input data guru satu kali. Data guru bisa dipakai untuk Data Master, CMS Guru & Struktur, dan Absensi Guru.

👨‍🎓 Data Siswa

Input data siswa satu kali. Siswa harus ditempatkan ke kelas tahun ajaran aktif agar muncul di absensi dan dashboard.

📚 Mata Pelajaran

Input mata pelajaran dengan nama rapi. Data ini dipakai untuk penugasan guru dan kebutuhan akademik.

🏫 Kelas

Buat kelas berdasarkan tahun ajaran aktif. Contoh: 7A 2025/2026 berbeda dari 7A 2026/2027.

🔗 Penugasan Guru

Hubungkan guru dengan kelas atau mapel sesuai tahun ajaran agar data akademik rapi.

🔄 Ringkasan CMS & Absensi

Data Master menampilkan ringkasan dari CMS dan Absensi, tetapi CMS dan Absensi tetap punya portal sendiri.

✅ Urutan Setup Data Master (Penting!)

  1. 1. Buat Tahun Ajaran - Contoh: 2025/2026 (jadikan aktif)
  2. 2. Input Data Guru - Semua guru dengan NIP, nama, jabatan, mapel
  3. 3. Input Mata Pelajaran - Semua mapel yang diajarkan
  4. 4. Buat Kelas - 7A, 7B, 8A, 9A, dll untuk tahun ajaran aktif
  5. 5. Input Data Siswa - Semua siswa dengan NIS, nama, jenis kelamin
  6. 6. Tempatkan Siswa ke Kelas - Assign siswa ke kelas yang sudah dibuat
  7. 7. Penugasan Guru - Link guru ke kelas/mapel (optional tapi recommended)

💡 Total waktu: ~1-2 jam untuk madrasah besar. Mulai dari sini jika baru pertama kali!

Siswa & Kelas

Input siswa dan penempatan ke kelas

  1. 1

    Input siswa baru

    Masuk Data Master > Data Siswa, klik Tambah Siswa, isi NIS, nama, jenis kelamin, status, dan data lain yang diperlukan.

  2. 2

    Pilih kelas

    Tempatkan siswa ke kelas pada tahun ajaran aktif. Jika kelas belum ada, buat dulu di menu Kelas.

  3. 3

    Simpan

    Setelah disimpan, siswa akan masuk rekap kelas dan bisa dipakai oleh Absensi Siswa.

  4. 4

    Edit siswa

    Gunakan tombol edit jika ada kesalahan nama, NIS, status, atau penempatan kelas.

  5. 5

    Hapus atau nonaktifkan

    Hapus hanya jika data benar-benar salah. Untuk siswa keluar atau lulus, lebih baik gunakan status agar riwayat tetap aman.

📌 Status Siswa

  • Aktif: Siswa belajar di tahun ajaran ini
  • Lulus: Sudah lulus, tidak muncul di kelas baru
  • Pindah: Pindah ke sekolah lain
  • Keluar: Keluar dari madrasah

⚠️ Penting tentang Kelas

  • ✅ Kelas adalah per tahun ajaran. 7A 2025/2026 ≠ 7A 2026/2027
  • ✅ Siswa harus tempat di kelas agar muncul di absensi
  • ✅ Ganti tahun ajaran? Buat kelas baru & cek penempatan siswa
  • ✅ Siswa tidak tampil di absensi? Pastikan sudah tempat di kelas aktif

Absensi

Flow absensi harian siswa dan guru

  1. 1 Buka portal Absensi: Masuk ke /absensi dengan akun yang punya izin absensi.
  2. 2 Pilih jenis absensi: Gunakan Absensi Siswa untuk kelas, atau Absensi Guru untuk kehadiran guru.
  3. 3 Pilih tanggal: Pastikan tanggal sesuai hari pencatatan.
  4. 4 Pilih kelas atau data guru: Untuk siswa, pilih kelas aktif. Untuk guru, daftar guru aktif akan tampil.
  5. 5 Tandai status kehadiran: Gunakan status seperti hadir, sakit, izin, alfa, atau terlambat sesuai pilihan di sistem.
  6. 6 Simpan absensi: Setelah disimpan, data masuk ke rekap dan dashboard absensi.
  7. 7 Cek rekap: Gunakan dashboard atau tabel rekap untuk memastikan data sudah benar.

📍 Absensi Siswa

  • Siapa bisa input? Admin, Wali Kelas, Guru Piket
  • Lihat? Admin, Viewer, Wali Kelas, Guru Piket
  • Kapan? Setiap hari, catat pada jam tertentu
  • Rekap: Otomatis hitung total hadir, sakit, izin, alfa

👨‍🏫 Absensi Guru

  • Siapa bisa input? Admin, Guru Piket
  • Lihat? Admin, Viewer, Guru Piket
  • Kapan? Setiap hari pagi sebelum pelajaran dimulai
  • Rekap: Dashboard menampilkan persentase kehadiran guru

⚠️ Jika Siswa Tidak Muncul di Absensi

  1. 1. Cek Data Master: Pastikan siswa sudah input di menu "Data Siswa"
  2. 2. Cek Penempatan Kelas: Pastikan siswa sudah ditempatkan ke kelas tahun ajaran AKTIF
  3. 3. Cek Status Siswa: Pastikan status = "Aktif", bukan "Lulus/Pindah/Keluar"
  4. 4. Refresh Browser: Reload halaman absensi

Tahun Ajaran

Ganti tahun ajaran tanpa input ulang data siswa

✅ Kabar baik: Data siswa tetap 1x. Tidak perlu input lagi setiap tahun. Yang dibuat baru hanya kelas dan penempatan untuk tahun ajaran baru.

1️⃣ Buat Tahun Ajaran Baru

Masuk Data Master > Tahun Ajaran. Klik Tambah. Isi tahun ajaran baru (contoh: 2026/2027). Jangan jadikan aktif dulu.

2️⃣ Buat Kelas Baru

Buat kelas 7A, 7B, 8A, 8B, 9A, 9B untuk tahun ajaran baru. Pastikan wali kelas sudah ditetapkan.

3️⃣ Pindahkan Siswa

Gunakan menu Promosi di Data Master. Preview untuk cek. Proses untuk naikkan siswa 7 ke 8, 8 ke 9. Tandai siswa lulus, pindah, atau keluar.

4️⃣ Aktifkan Tahun Ajaran Baru

Setelah data siap dan sudah double-check, jadikan tahun ajaran baru sebagai AKTIF. Tahun ajaran lama otomatis tidak aktif.

5️⃣ Cek Data Lengkap

Pastikan: Tahun aktif benar, Kelas ada, Siswa sudah di tempat, Guru sudah assign. Selalu ada backup tahun sebelumnya.

6️⃣ Mulai Operasional

Sekarang sistem siap untuk tahun ajaran baru. CMS, Absensi, dan Penugasan sudah bisa berjalan.

🚨 Hal yang JANGAN dilupakan saat ganti tahun ajaran

  • ❌ Jangan hapus tahun ajaran lama - Backup untuk riwayat masih aman
  • ❌ Jangan lupa double-check promosi siswa - Cek preview sebelum proses
  • ❌ Jangan lupa buat kelas baru - Siswa tidak bisa di-enter absensi tanpa kelas
  • ❌ Jangan update Data Master saat sudah aktif - Bisa berantakan. Setup dan cek dulu, baru aktifkan
  • ✅ SELALU backup data sebelum ganti tahun - Download/screenshot laporan penting

Checklist

Urutan kerja yang disarankan

Setup awal

  • Buat akun dan role.
  • Buat tahun ajaran aktif.
  • Input guru, siswa, mapel, dan kelas.
  • Tempatkan siswa ke kelas.

Konten website

  • Isi sambutan.
  • Input guru dan struktur.
  • Input ekstrakurikuler.
  • Input prestasi dan galeri.
  • Terbitkan berita dan pengumuman.

Operasional harian

  • Cek dashboard.
  • Input berita jika ada kegiatan.
  • Catat absensi siswa/guru.
  • Cek rekap dan perbaiki jika ada salah input.

Akhir tahun ajaran

  • Buat tahun ajaran baru.
  • Buat kelas baru.
  • Naikkan siswa.
  • Tandai siswa lulus/pindah/keluar.
  • Aktifkan tahun ajaran baru.

Kendala

Masalah umum dan cara menanganinya

Tidak bisa login

Cek email, password, dan status akun. Jika masih gagal, minta admin mengganti password.

Akses ditolak 403

Role akun belum punya izin ke halaman tersebut. Minta admin memeriksa hak akses.

Foto gagal diunggah

Gunakan file gambar lebih kecil, format JPG/PNG/WebP, lalu simpan ulang.

Data tidak tampil di publik

Pastikan status aktif, tampilkan, atau terbit sudah dipilih.

Siswa tidak muncul di absensi

Pastikan siswa sudah ditempatkan ke kelas pada tahun ajaran aktif.

Kelas kosong setelah ganti tahun ajaran

Buat kelas untuk tahun ajaran baru dan pindahkan siswa ke kelas tersebut.